Quel Boulot Assistante de Direction

Merci Rénata d'avoir bien voulu te prêter au jeu de cette rubrique.

Quelle est ta profession ? Ou quelle expérience professionnelle souhaites-tu mettre en avant ?

Ma carrière a été construite dans un contexte de polyvalence qui me permet d’intervenir sur des sujets diversifiés et me procure aujourd’hui l’expérience nécessaire pour occuper des postes à responsabilités, avec un vaste périmètre d’intervention. Cependant, et puisque Christian m’en donne l’occasion, je souhaite évoquer la fonction qui est pour moi la plus significative, aussi bien sur le plan personnel que professionnel, celle que j’occupe actuellement et qui est Assistante de Direction auprès d’un Cadre dirigeant de haut niveau. Pourquoi cette fonction est-elle devenue ma passion ? Parce que sa complexité me permet de faire ressortir les traits majeurs de ma personnalité et de donner du relief à ma vie professionnelle, notamment en m'offrant la possibilité de développer des échanges riches en contenu et en matière de relations humaines. La culture de performance et celle de comportement guident ma voie professionnelle. Elles m’ont permis de maîtriser ma fonction dans sa diversité et de développer une solide expérience du métier et de ses exigences pour travailler en parfaite autonomie, une double expérience pour assister des cadres de haut niveau et gérer le processus administratif, une pratique de management pour répartir les missions en fonction de leurs spécificités en respectant les compétences et les disponibilités de chacun. Ma mission actuelle consiste à assister et accompagner le Directeur dans la gestion quotidienne de 3 entités dont il a la charge, aussi bien dans les tâches traditionnelles que transversales de l’assistanat. L’objectif principal de ma fonction, outres les tâches classiques, est de mettre en valeur les spécificités et les atouts de l’Entreprise, la coordination des projets, assurer efficacement et harmonieusement l’interface et la communication avec les intervenants internes et externes de la société. Mais aussi la traduction de documents techniques et juridiques destinés à (ou en provenance de) la filiale polonaise, l’interface avec le Personnel et les partenaires polonais. Ma position interhiérarchique me confère la maîtrise de l’information et me permet d’assurer la cohésion des équipes en étant l’élément fédérateur qui allie motivation, procédures et objectifs. Elle implique également la notion de représentation de la Direction en toute circonstance avec une très belle délégation. Dès mon engagement, il était pour moi indispensable de savoir prendre parfaitement le contrôle du périmètre qui m’a été confié et de développer mon rôle d’appui et de conseil auprès de la Direction. Je suis autonome dans l’exercice de ma fonction tout en faisant preuve de maturité dans la gestion des évènements avec une grande aisance à gérer le stress. Mon esprit dialectique et ma rigueur ne m’empêchent pas d’être gentille (au sens premier du terme), altruiste et à l’écoute des collaborateurs pour les bobos quotidiens, et parallèlement stricte quant au respect des directives consignées dans les Notes de Direction et/ou le Règlement Intérieur. Car la réussite d’une entreprise passe surtout par le respect mutuel qui permet d’éviter des comportements anarchiques. Pourquoi je recherche un nouveau challenge ? Mon principal indicateur de « fin de mission » est le désir d’aller voir ailleurs, nonobstant la qualité du binôme que je forme avec mon dirigeant ! Au bout de 7 ans et ½ de présence au sein de cette société et pour des raisons de restructuration, que je ne cautionne plus, j’ai acquis la certitude d’avoir fait le tour de tous les potentiels humains et techniques offerts par l’entreprise, et je sens que l’heure du départ a sonné … En conséquence, je souhaite passer à l’étape suivante en recherchant un nouveau challenge humain et professionnel et écrire une nouvelle page professionnelle. Cependant et compte tenu de la richesse de ma fonction, je suis consciente aussi du fait que retrouver un poste similaire en matière de diversité ne sera pas chose aisée …

Où as-tu exercé ? et quelles sont les spécificités de cette localisation géographique ?

... J’habite à Marignane depuis 17 ans. Auparavant, j’ai vécu à Marseille et c’est là bas que ma vie professionnelle s’est ancrée. Toutefois, je n’exclue pas l’alternative de travailler dans une autre ville du département 13. J’ai la chance d’habiter une des agglomérations marseillaises qui est excellemment desservie sur le plan des infrastructures...

Tu es Autodidacte ? ou tu as fait des études spécifiques pour en arriver là ?

... Je suis définitivement autodidacte. Cela m’oblige à valoriser mon profil par la devise du « toujours plus ». Je pense que pour réussir dans cette fonction, lorsqu’on travaille pour des Cadres dirigeants de haut niveau, il faut être une « self-made-woman » et un peu acharnée du travail. Les 35 heures ne sont pour moi qu’un concept, car la charge de mon poste m’a obligée à les mettre « à la trappe ». Je suis devenue une vraie chronophage pour pouvoir profiter aussi bien de ma vie professionnelle que de ma vie privée. En bonne autodidacte qui se respecte, j’ai appris à relever les défis à forte valeur ajoutée, même si au tout début de ma carrière, je prenais des initiatives et étais volontaire pour des tâches pas très valorisantes ou radicalement ennuyeuses. C’est ainsi que j’ai été « repérée » par un dirigeant qui est devenu « mon » Mentor et qui a propulsé ma carrière. Après quelques années de fructueuse collaboration, j’ai pris la décision de quitter l’entreprise qu’il dirigeait en ayant pris conscience qu’il était important d’évoluer sous d’autres cieux et voler de mes propres ailes. Et cela m’épanoui pleinement, car ma passion pour ce métier est mon meilleur atout. L’ardeur, l’énergie et la souplesse qu’il me procure sont mes meilleurs supporters au quotidien. Apprendre est devenu ma seconde nature, mais je le fais avec intelligence. Je garde sans cesse ma curiosité en éveil et cible les domaines sur lesquels je souhaite progresser, sans toutefois m’autocongratuler. Ma réussite ? Je ne la dois qu’à mon implication dans les missions qui me sont confiées, mon intégrité intellectuelle et quelques petites qualités humaines…

Peux-tu nous détailler ce que représente une journée type de cette profession d'assistante de Direction ?

... Il n’y pas de « journée type » en ce qui me concerne et c’est ça qui fait la richesse de ma fonction. Le seul dénominateur commun est l’imprévu. Compte tenu de l’ampleur qu’à pris mon poste mais aussi l’orientation que je lui ai donné, je suis toujours attendue, dès mon arrivée par quelques collaborateurs, que j’appelle des « rebelles matinaux » ou « sécurités » (qui se sentent phagocytés par leur Manager) ou plus simplement pour des questions de gestion quotidienne. Je porte une attention toute particulière à tous ces détails qui sont devenus ma caractéristique au quotidien, car je suis consciente du fait qu’ils ont besoin de mon écoute mais aussi qu’il me faudra passer d’une tâche à une autre sans perdre de vue mes objectifs tout en étant interrompue par des urgences tout au long de la journée et en jonglant avec les 3 entités. J’ai choisi de travailler en open space pour préserver la proximité avec les collaborateurs que cette organisation me procure. Cependant, partant du principe que ce n’est pas la place qui fait l’homme mais l’homme qui fait la place, je me suis agencé un espace de travail très convivial et fleuri qui me laisse parallèlement l’intimité nécessaire pour préserver la confidentialité de mon travail. Je commence ma journée de travail en faisant un rapide tour de la plate-forme pour saluer ce petit monde qui partage mon quotidien (2 niveaux d’environ 1250 m2 et 239 personnes). Je consacre quelques minutes pour évaluer l’importance et l’urgence des questions qui « m’attendaient » à la porte de la société. Suivant leur niveau de gravité, soit je les traite immédiatement soit ce sera le cas au cours de la journée. Ensuite, je prends connaissance de ma messagerie et celle de mon Directeur. Nous consacrons, dans la mesure du possible, 15 à 20 mn au quotidien (et dès son arrivée) pour faire le point sur son agenda et les plannings (afin d’éviter des chevauchements), l’orientation qu’il souhaite donner aux questions qui lui sont posées, des courriers ou Notes de Direction à rédiger, déplacements, réunions ou séminaires à organiser, etc. Chez nous, c’est réellement l’art de conjuguer les plannings au pluriel ! Au quotidien, je fais également le point avec l’Assistante de Direction (en alternance BTS Assistanat) dont j’ai le tutorat. Je consigne invariablement sur un cahier les tâches que je dois effectuer dans la journée et détermine leur niveau de priorité. Dans la matinée et en début de journée (pour la 2e équipe) je vérifie l’authenticité des présences qui me sont transmises par les Managers et qui parfois identifient comme présent le Personnel absent et inversement. Parce que la confiance n’exclue pas le contrôle. Entre les diverses interventions des uns et des autres, je suis en charge au quotidien des dossiers clients et la collaboration avec le méso-environnement. S’il s’agit du début de la semaine, je « récolte » les informations chiffrées pour concevoir le reporting destiné au Comité de Direction ; je prépare les thèmes de l’Ordre du jour qui seront abordés lors de la réunion hebdomadaire avec l’équipe encadrante. Je fais ponctuellement le point avec ma Direction et/ou les intervenants extérieurs pour des questions abordées lors des réunions CE/DP et CHSCT, dont je suis l’invitée permanente, afin d’apporter des réponses concluantes aux intéressés. J’ai également la charge du pilotage des activités et des projets impactant nos conditions de travail. Ma journée est ponctuée par « l’art de la diplomatie » avec les clients VIP (même si je n’aime pas cette terminologie). Mais, c’est aussi la traduction de divers documents, le suivi des intérimaires (lorsque c’est le cas), le classement que j’ai organisé de façon rationnelle afin d’identifier et de localiser rapidement tous les éléments d’un dossier. Pendant plusieurs mois et en parallèle de ma fonction, j’ai managé une équipe de 5 personnes dédiées à la mise en place et au suivi du Service Archives / 43.000 dossiers. Ce service était inexistant pendant de longs mois avant mon arrivée. Vous souhaitez connaître mes horaires de travail ? Dire qu’ils sont élastiques seraient un pléonasme (9H-20/21H)...

Existe-il une ou plusieurs anecdotes que tu souhaites partager avec nous ? ?

... Ohhhhh ! Mes journées sont aussi ponctuées par des évènements invraisemblables que j’ai appris à relativiser (quoique !) et à maîtriser pour préserver mon équilibre personnel. Mon Directeur pense que j’aurai tout vu et tout eu dans cette société et s’étonne toujours de la gentillesse avec laquelle je les gère ! L’anecdote la plus accablante a été la séquestration de notre Direction. Cette intervention continue à affecter aussi bien les participants que tous ceux qui s’étaient isolés et joints à moi. En fait, les salariés, affectés par l’annonce de la cessation d’activité de certaines filiales, avaient décidé de séquestrer la Direction du Groupe. J’ai la chance d’avoir tissé un lien privilégié avec l’ensemble du Personnel et de fait j’ai été épargnée par cette action, mais informée la veille au soir par les Délégués du Personnel. Bien qu’instigateurs, ils craignaient qu’une rixe éclate et qu’ils soient dépassés par les évènements. Cela a effectivement été le cas. Compte tenu de mon intégrité intellectuelle envers la Direction, j’avais jugé opportun de prévenir les intéressés. Des gardes du corps avaient été appelés en nombre mais malgré tout le dispositif de sécurité, le siège de la société et les locaux où je travaille ont été littéralement saccagés par des intervenants extérieurs à la société qui s’étaient mêlés aux salariés. Il y a eu plusieurs blessés et cette action n’a pas empêché le licenciement de plusieurs centaines de personnes. La plus caustique : une de mes journées qui avait débutée à 8H30 pour se terminer à 23H. Les salariés ont la mauvaise manie de claquer la porte d’entrée qui est une immense porte vitrée avec plusieurs compartiments, et la fermeture s’en trouve régulièrement détériorée. Un soir, aux alentours de 20H, une des Managers est venue m’alerter que la porte d’entrée ne pouvait plus se fermer. Je suis restée dans les locaux, avec une des Responsables d’activité qui s’était proposée de m’accompagner et ce, jusqu’à ce que la société de gardiennage trouve un Gardien disponible au pied levé. Il était 23H lorsque nous avons quitté les locaux (Zone franche, 14e arrt de Marseille). Je crois que cela s’appelle avoir eu la peur de sa vie. Régulièrement, je compose aussi le 18 – les Marins-Pompiers, dont la caserne est à quelques centaines de mètres de la société. Un matin qui s’annonçait relativement normal, un des techniciens s’est coupé la main avec la réglette de son bureau. Blessé, il s’est présenté à mon bureau …il est tombé devant moi, évanoui. Il craignait la vue du sang, mais moi aussi. Récemment, la naissance d’une petite fille qui a failli voir le jour sur la plate-forme, … Sinon, ponctuellement, il y a des « sagouins » (dixit ma Direction) qui s’amusent à obstruer les lavabos des parties communes avec du papier toilette pour provoquer l’inondation de la plate-forme (moquette). Riches en émotion mes journées ?! Le plus touchant a été le jour de mon 40e anniversaire où pour une fois je n’ai pas été attendue devant l’entrée de la société et pour cause … ils m’attendaient à l’intérieur avec une immense composition florale. J’ai passé ma journée à pleurer dès que quelqu’un me regardait. J’en suis encore émue à l’évocation de cet instant magique. Je m’étonne parfois de mon courage et de l’équilibre que je préserve malgré tous ces évènements, mais une chose est sûre : je maîtrise le stress comme personne ! …

Peux-tu nous faire l'inventaire de ce qui te plait vraiment dans ton Job ? ?

... L’autonomie et la souplesse que me procure mon métier, être force de proposition respectée et l’élément fédérateur qui met en valeur le capital de l’Entreprise : ses ressources humaines. La diversité des contacts et des activités. La possibilité de renouveler le challenge au quotidien et d’avoir acquis une triple expérience : administrative, managériale et commerciale…

Peux-tu nous dire ce qui te déplait ou ce qu'il faudrait améliorer ?

... Rien ne me déplait dans mon métier, qui est devenu une vraie passion. Cependant, ce qu’il faudrait améliorer c’est l’image qui s’est progressivement ternie par le flottement de la terminologie. Les mêmes critères qui font ma richesse personnelle et professionnelle me permettent de combattre les clichés du métier et démontrer qu’une Assistante de Direction est avant tout une mine de compétences à mobiliser. Ma profession n’a jamais cessé d’évoluer et d’être le synonyme de responsabilités, d’engagement et de rigueur professionnelle. Tout est dans « l’art de faire … », et « l’art d’être … ». Or, lorsque je consulte les offres d’emploi, la description de la fonction est sans commune mesure avec les missions qui me sont confiées. Messieurs les Recruteurs, faites de ce métier ce qu’il devrait être : un poste pluridisciplinaire avec une large autonomie, et ne le limitez pas aux tâches inhérentes au courrier et au téléphone. L’avènement de la bureautique et de ses déclinaisons, puis l’arrivé des NTIC, nous ont conféré un nouveau statut au sein de l’entreprise. C’est l’image que je ne cesse de développer auprès de tous ceux qui m’entourent. Je suis confuse d’avoir été aussi prolixe, mais je pourrais vous parler des heures de mon métier, des joies qu’il me procure et parfois aussi quelques larmes. C’est ma vie au quotidien, tout simplement…